YÖK tarafından başlatılan transkript belgelerinin (not dökümü belgesi) dijital ortamda alınabilmesine yönelik çalışmalar tamamlandı.
YÖK’ün üniversitelerle birlikte yürüttüğü çalışmalar neticesinde öğrencilerin en çok ihtiyaç duyduğu resmi belgelerden biri olan transkript belgesinin standart bir formda ücretsiz, Türkçe ve İngilizce olarak çift dilde e-Devlet kapısı üzerinden kolayca temin edilebilmesi imkânı sağlandı.
SİSTEM HAZIRLANDI
YÖK tarafından başlatılan çalışmalarda ilk olarak üniversitelerin mevcut transkript belgeleri incelenip taslak bir transkript belgesi oluşturuldu. Söz konusu taslak belge bütün üniversitelere gönderilerek ilgili üniversite yetkililerinin görüş ve önerileri alındı.
Görüş alımının ardından belgeye son şekli verilerek, bütün üniversitelere standart bir form şeklinde gönderildi. Bu çalışmaların ardından YÖK, kendi bilgi işlem sistemi ile üniversite bilgi sisteminin uyumunun sağlanarak YÖK’ün e-Devlet üzerindeki alanından transkript belgesinin verilebilmesi için gerekli bütün veri girişlerinin tamamlanması hususunda üniversitelere yazı yolladı. Devlet ve vakıf bütün üniversiteler de bu verilerin sisteme girişlerini kendileri sağladılar.
ÜNİVERSİTEYE GİTMEDEN DİJİTAL ORTAMDA ÜCRETSİZ OLARAK ALINABİLECEK
Lisans ve lisansüstü öğrencileri ve mezun olacak öğrenciler artık transkript belgelerini YÖK’ün e-Devlet kapısı üzerindeki alana giriş yaparak “Transkript Belgesi Sorgulama” kısmından ücretsiz temin edebilecek.
Önceki yıllarda mezun olan öğrencilerin transkript belgeleri de üniversitelerin imkânları doğrultusunda yapılacak ek çalışmalar neticesinde üniversiteler tarafından e-Devlet sistemine yüklenecek.
Üniversitelerde eğitim öğretim gören öğrenciler veya üniversite mezunları, transkript belgelerini almak için daha önce üniversitelerinin Öğrenci İşleri Daire Başkanlıklarına, fakültelerine veya enstitülerine bizzat giderek transkript başvurusu yapıyor ve üniversitelerin altyapısına bağlı olarak belgeyi en erken bir veya iki iş günü içerisinde ancak alabiliyorlardı.
ZAMAN VE MADDİ AÇIDAN TASARRUFTA SAĞLAYACAK
YÖK’ün bu dijital hizmeti sayesinde transkript belgeleri e-Devlet kapısı üzerinden “Türkçe ve İngilizce” olarak ilk kez çift dilde de alınabilecek. Daha önceden yabancı dilde transkripte ihtiyaç duyan öğrenci veya mezunlar, çok sayıda üniversite bu hizmeti sunamadığı için transkriptlerini tercüme bürolarında para karşılığı tercüme ettirmek durumundaydı. Bu durum özellikle il dışından veya ülke dışından başvuru yapan öğrenci ve mezunlar için zaman ve maddi kayba yol açmakta idi.
YÖK tarafından sunulan bu hizmet sayesinde öğrenciler tercüme masraflarından kurtulacağı gibi yatay geçiş yapması halinde e-transkript belgesine çok kolay erişim sağlayabilecek. Üniversiteler de bu çalışma sayesinde kırtasiye giderlerinden tasarruf ederek, personel ve iş yükü masrafını azaltacak.
BARKOD NUMARASI İLE VEYA KARE KOD İLE DOĞRULAMASI YAPILABİLECEK
Öğrenciler artık internete erişim sağlayabildikleri her yerden e-Devlet aracılığıyla “barkotlu” ve “kare kodlu” transkript belgesi alabilecek. Belgenin ibraz edildiği kurumlar ve kişiler söz konusu transkriptin kontrolünü YÖK’ün e-Devlet kapısı üzerindeki alana giriş yaparak “Transkript Belgesi Doğrulama” kısmında barkod numarası ile veya YÖK Mobil uygulaması ile kare kod aracılığıyla yapabilecek.
SAHTE TRANSKRİPT BELGELERİNİN ÖNÜNE GEÇİLEBİLECEK
Transkript belgesi e-Devlet kapısı üzerinden verileceği için kişi ve kurumlar açısından daha güvenli olacak. Bu sayede sahte transkript belgelerinin çıkarılması neredeyse imkânsız hale gelecek.